Facturen op betalingsoverzicht

Beschikbaar in: eBlinqx Compleet, Verzekering Provinciaal, Hypotheek Totaal (niet beschikbaar in Elements)

Vanuit het dossier maak je gemakkelijk een betalingsoverzicht van openstaande en geboekte facturen. Op deze manier kan je gemakkelijk facturen verrekenen met elkaar.

Voorbeelden van situaties

Voorbeeld 1: de klant heeft een nieuwe auto gekocht. De verzekering van de oude auto wordt stopgezet en voor de nieuwe auto wordt een nieuwe verzekering aangevraagd. Vanuit de verzekering van de oude auto komt er restitutie. Deze restitutie kan dan verrekend worden met een openstaande factuur voor de nieuwe auto. Beide facturen neem je op in het betalingsoverzicht, zodat dit verrekend wordt met elkaar.

Voorbeeld 2: de klant heeft een hypotheekadvies gekregen en hiervan is een factuur gemaakt. Je wilt de klant korting geven op het bedrag van het hypotheekadvies. Hiervoor heb je een creditfactuur aangemaakt. In het betalingsoverzicht neem je de factuur hypotheekadvies en de creditfactuur op. Zo is het duidelijk wat de klant moet betalen voor het hypotheekadvies.

Inrichting en tags

Template

Om een betalingsoverzicht te kunnen maken moet er een template aanwezig zijn die staat ingesteld in de module Standaard template beheer bij ‘Betalingsoverzicht’. Deze is te vinden onder Beheer. Staat dit niet ingesteld dan verschijnt er bij het maken van het betalingsoverzicht de melding ‘Er is geen standaard documenttemplate ingesteld voor betalingsoverzichten’.

Het handigst is om voor het betalingsoverzicht een eigen template in te richten. Je kunt hiervoor de tags van het betalingsoverzicht gebruiken. Hier lees je hoe je een template aanmaakt. Wat belangrijke punten hierbij zijn:

Bij ‘Type’ vink je ‘Betalingsoverzicht’ aan
Let erop dat het betalingskenmerk op het overzicht komt te staan (hiervoor gebruik je de tag, zie tags)
Maak je gebruik van Mollie dan is het belangrijk dat de betaallink erop komt te staan (hiervoor gebruik je de tags, zie tags)
Maak je geen gebruik van Mollie dan moet de klant het bedrag overschrijven. Je kunt dan een tekst plaatsen om dit kenbaar te maken, bijvoorbeeld ‘Maak het bedrag over op {IBAN} tnv {naam} onder vermelding van het betalingskenmerk’

Wil je dat wij de template voor je aanmaken en instellen, stuur dan een e-mail naar support-eblinqx@blinqx.tech.

Mollie

Indien je gebruik maakt van Mollie dan zal er voor het betalingsoverzicht een eigen link gegenereerd worden. De klant kan dan het bedrag van het betalingsoverzicht gemakkelijk betalen via deze link. In de module Overzicht betaallinks zijn de aangemaakte links van de betalingsoverzichten terug te vinden. Maak je nog geen gebruik van Mollie, maar wil je dit wel? Lees er hier meer over.

Betalingsoverzicht aanmaken en versturen

Er zijn twee verschillende manieren om een betalingsoverzicht te maken, namelijk handmatig of via de workflow.

Handmatig

Om vanuit het dossier handmatig een betalingsoverzicht te maken doorloop je de volgende stappen:

In het dossier ga je naar het tabblad Financieel. Hier selecteer je de facturen die je op wilt nemen in het betalingsoverzicht. Dit door de checkboxen ervoor aan te vinken. Let op: je kunt alleen openstaande en geboekte facturen opnemen in het betalingsoverzicht.
Vervolgens klik je op ‘Acties’ en dan ‘Betalingsoverzicht aanmaken’

Bij de facturen die nog niet verzonden zijn, komt bij ‘Verzonden’ (het papieren vliegtuigicoon) de datum en tijd te staan van het moment van het genereren van het betalingsoverzicht.

Er wordt een PDF van het betalingsoverzicht aangemaakt die komt te staan onder het tabblad Documenten in het klantdossier. Via de e-mail of per post kan je dit overzicht naar jouw klant versturen.

Workflow

Ook is het mogelijk om via de workflow een betalingsoverzicht te maken. Deze stap moet dan wel aan een workflow toegevoegd worden. Hierin zijn verschillende opties mogelijk, namelijk:

alle openstaande, geboekte en niet eerder verzonden facturen opnemen in het betalingsoverzicht
de openstaande, geboekte en niet eerder verzonden facturen van de afgelopen periode (vandaag – 1 maand) opnemen in het betalingsoverzicht
Incassofacturen wel meenemen in het betalingsoverzicht (een factuur met betalingstermijn 0 wordt gezien als incassofactuur)
Incassofacturen niet meenemen in het betalingsoverzicht (een factuur met betalingstermijn 0 wordt gezien als incassofactuur)

Dus in de workflow geef je eerst aan om welke periode het gaat en vervolgens of incassofacturen wel of niet hierin meegenomen worden. Let op: er wordt dus bijna niet gekeken naar de betaalwijze van de factuur (behalve automatische incasso, afhankelijk van de keuze in de workflow), alleen of de factuur openstaand, geboekt en niet eerder verzonden is.

Via de workflow wordt een PDF van het betalingsoverzicht aangemaakt en er wordt een (concept) e-mail klaargezet. De e-mail verstuur je naar de klant.

Financiële verwerking betalingsoverzicht

Zoals eerder aangegeven moet op het betalingsoverzicht het betalingskenmerk staan. Als je gebruik maakt van Mollie dan komt er op het betalingsoverzicht een betalingslink te staan. De financiële verwerking van het betalingsoverzicht is dan als volgt:

De klant ontvangt het betalingsoverzicht
De klant betaalt het betalingsoverzicht. Dit kan via de link als je gebruik maakt van Mollie en anders per overschrijving. Belangrijk is dat het betalingskenmerk meekomt in de betaling
Je leest in eBlinqx het bankafschrift in waarop de betaling staat
Als het bedrag en het betalingskenmerk exact overeenkomen dan worden de facturen die opgenomen zijn in het betalingsoverzicht automatisch afgeletterd en op betaald gezet. Zit er een verschil in het bedrag of het betalingskenmerk komt niet overeen dan zal je het zelf boekhoudkundig in orde moeten maken

Let op: er zit geen controle op andere zaken. Dus stel jij hebt een automatische incasso factuur opgenomen in het betalingsoverzicht dan blijft deze factuur staan in de module Incasso- en excassobestanden maken, totdat de klant het betalingsoverzicht betaalt. Stuur jij dus een betalingsoverzicht naar de klant en je wilt daarna meteen een incassobatch maken dan is het belangrijk dat je de facturen die zijn opgenomen in het betalingsoverzicht niet meeneemt in de incassobatch. Anders loop je het risico dat het bedrag dubbel betaald wordt (door de klant via het betalingsoverzicht en via automatische incasso).

Betalingsoverzicht verwijderen

Het betalingsoverzicht kan verwijderd worden vanuit het tabblad Documenten door middel van het rode kruisje. Het betalingsoverzicht is geen factuur, maar meer een momentopname van de openstaande facturen. Hierdoor is het toegestaan om het betalingsoverzicht te verwijderen en er geldt geen bewaarplicht.

Betalingsoverzicht exporteren

Het is mogelijk om via het tabblad Export – Dossier het betalingsoverzicht (het PDF bestand) te exporteren naar een ander dossier. Onder water blijft de link van het betalingsoverzicht en de facturen bestaan. Dus de betaallink (zolang deze geldig is) en het betalingskenmerk blijven gewoon werken en de juiste facturen (die opgenomen zijn in het betalingsoverzicht) worden afgeletterd.

Laatste update: 6 mei 2025

Was deze informatie nuttig?

Ja Nee