Indien je tijdens het toevoegen van documenten aan een dossier merkt dat het niet mogelijk is om het gewenste ‘Soort document’ te selecteren, is het mogelijk om hier zelf een nieuw ‘soort document’ voor aan te maken. Zo zorg je ervoor dat ieder document de juiste soort heeft.
Soorten documenten beheren
Om de stukkenlijst of lijst ‘soort document’ uit te breiden, ga je rechtsboven naar de Beheer module. Onder “Documenten” kies je voor “Soort documenten beheer”.
Let op: alleen de beheerders van jouw organisatie hebben toegang tot deze module.
In dit overzicht zie je alle categorieën en alle soorten documenten, die in Faster Forward Elements aanwezig zijn.
HDN documenten aanpassen
Documenten met het rode icoon geven aan dat het een HDN document is. Dit betekent dat deze documenten worden herkend wanneer de stukkenlijst vanuit de maatschappij binnenkomt. Deze documenten worden dan automatisch samengevoegd indien de HDN codes overeenkomen.
Het is niet mogelijk zelf een HDN soort document aan te maken, deze worden door Faster Forward generiek toegevoegd o.b.v. aangeleverde gegevens van HDN.
Het is wel mogelijk om het soort document een eigen naam te geven, ook bij een HDN document.
Soort document toevoegen
Wanneer je zelf een nieuw soort document wilt toevoegen, klik je hier links bij ‘acties’ op “soort document toevoegen”. Vervolgens geef je de naam aan het betreffende stuk. In de instructiefilm hieronder wordt een stuk genaamd “inventarisatielijst” aangemaakt.
Aan te leveren door
Vervolgens kan er worden aangeven wie er verantwoordelijk is voor de aanlevering van het stuk. Is dat de klant, de maatschappij of ben je dat zelf, de deelnemer? De functie daarachter is dat er met tags de openstaande stukken opgehaald kunnen worden, die bijvoorbeeld door de klant nog aangeleverd moeten worden. De stukken waarbij gekozen is voor ‘Aanleveren door klant’ zullen in de Digimap of uwkluis getoond worden, zodat de klant ze daar kan uploaden.
Wanneer er een stuk door een klant aangeleverd moet worden, kan er vervolgens gekozen worden tussen voor de “eerste persoon”, voor de “partner” of “Niet van toepassing” bijvoorbeeld een “Salarisstrook 1ste aanvrager” of “Salarisstrook 2de aanvrager”.
Zichtbaar voor klant
Daarnaast zijn er nog 2 opties:
- Standaard publiek toevoegen: wanneer dit aangevinkt is, is het document gelijk publiek wanneer deze toegevoegd wordt. Hierdoor wordt deze getoond in de Digimap of uwkluis.
- Toelichting: hetgeen wat je hier invoert, wordt in de Digimap of uwkluis getoond wanneer men op het ‘i’ icoon klikt bij het document.
Klik vervolgens op het vinkje om deze op te slaan. Het stuk is nu toegevoegd, maar het is nog niet te selecteren omdat het nog toegewezen moet worden aan een bepaalde categorie. Om dit stuk toe te voegen aan de categorie “Algemeen” klik je hier op het “wijzigingen” – icoon.
Aan de linkerkant worden alle mogelijke documenten die beschikbaar zijn getoond. Uit de lijst selecteer je het zojuist aangemaakte stuk en vervolgens klik je op de “toevoegen”-knop. Vervolgens wordt het stuk naar de rechterlijst verplaatst. Je hoeft hier niet meer op te slaan. Klik op “omhoog” om vervolgens te controleren dat de gekozen rubriek uitgebreid is met het door jou aangemaakte stuk.
Volgorde van documenten aanpassen
In het overzicht van “Beheer soort documenten” kan de volgorde van de documenten bepaald worden door te slepen. Bijvoorbeeld door “adviesrapport” te selecteren, naar boven te slepen en te laten vallen. De “inventarisatie lijst” wordt onder het “identiteitsbewijs” geplaatst. Je dient deze wijzigingen wel op te slaan, anders gaan deze verloren.
In onderstaand instructiefilm leggen we uit hoe je als beheerder de stukkenlijst kunt uitbreiden.
