De stukkenlijst is de schakel voor het aanleveren van documenten. De klant kan middels de Digimap of UwKluis zijn stukken aanleveren en jij kunt de stukken weer doorzenden naar de maatschappij. De stukkenlijst speelt hierin een centrale rol. Deze is te vinden in het klantdossier – tabblad stukkenlijst. Hieronder worden de mogelijkheden van de stukkenlijst verder toegelicht.
Stukkenlijst aanmaken
De stukkenlijst kan je handmatig aanmaken of deze wordt aangemaakt vanuit het DA bericht van de maatschappij. De stukken hebben een naam. Met tags kan je zelf instellen dat er klantgegevens worden getoond in de naam van een stuk. Een stuk heet dan bijvoorbeeld ‘Identiteitsbewijs Dirk Janssen’. Dit doe je wanneer je handmatig een stuk toevoegt of wanneer je een stukkenlijst template aanmaakt.
Stukken toevoegen aan stukkenlijst
De maximale bestandgrootte van een stuk is 25 MB. Het toevoegen van stukken kan op 2 manieren: zelf uploaden of door de klant laten uploaden.
Klant uploadt stukken
In de Digimap of uwkluis ziet de klant altijd zijn/haar lijst met documenten. De klant ziet hier de reeds geüploade stukken (inclusief status).
De documenten die de klant aanlevert via de Digimap of Uwkluis worden automatisch gekoppeld aan het stuk en komen daarnaast te staan onder documenten. Bij documenten bepaal je wat de klant wel of niet ziet.
Wil je dat een stuk nooit wordt opgevraagd in de Digimap/uwkluis? Verwijder dan het stuk uit de template stukkenlijst.
Zelf uploaden
Het is ook mogelijk om zelf te documenten toe te voegen, op de volgende manieren:
- Documenten in een e-mail aan stukken koppelen.
- Documenten vanuit het tabblad ‘Documenten‘ in het klantdossier koppelen aan stukken.
- Handmatig uploaden via het ➕icoon in het tabblad ‘Stukkenlijst’.
Stukken verzenden
Het is mogelijk om vanuit de stukkenlijst de documenten via HDN te verzenden naar de maatschappij. De stukken dienen dan eerst intern beoordeeld te zijn. De maatschappij stuurt een DA bericht met aan te leveren stukken. Alleen deze opgevraagde stukken kan je via HDN verzenden. Hier lees je hoe je deze stukken verzendt.
Stukken verwijderen
Handmatig
Middels het rode kruisje achter een stuk, kan je het stuk verwijderen. Het document wat gekoppeld is aan het stuk verwijder je niet. Deze blijft staan onder het tabblad Documenten. Let op: wanneer de maatschappij middels een DA-bericht stukken opvraagt, wordt er onder water een link gelegd met het opgevraagde stuk. Wanneer je dit stuk verwijdert dan verdwijnt ook deze link. Het is dan niet meer mogelijk om dit stuk via HDN te verzenden, wanneer je deze weer handmatig toevoegt. Je zal aan de maatschappij moeten vragen of zij een nieuw DA-bericht willen sturen. Het stuk zal dan terug in de stukkenlijst komen te staan.
Automatisch
Een stukkenlijst wordt automatisch verwijderd bij het archiveren van een product. Een product kan (automatisch) gearchiveerd worden wanneer de aanvraag is vervallen of beëindigd. In deze situaties is de stukkenlijst niet meer benodigd, aangezien je voor deze aanvraag geen stukken meer hoeft te versturen. Door de stukkenlijst automatisch te verwijderen bij het archiveren voorkom je dat er onnodig stukkenlijsten in het dossier blijven staan. De documenten gekoppeld aan het stuk staan onder het tabblad Documenten, waardoor deze altijd terug te vinden zijn. Mocht het hypotheekproduct onterecht op beëindigd en gearchiveerd komen te staan dan kan de maatschappij een nieuw documentaanvraagbericht (DA) versturen om zo de stukkenlijst te herstellen.
Kolommen
In de stukkenlijst zijn verschillende kolommen zichtbaar. Hierin kan je zien wat de status is van het stuk. De kolommen:
- Contract: laat zien aan welk product het stuk is gekoppeld
- Omschrijving: naam van het stuk
- Ontvangst: status of het stuk is aangeleverd
- Beoordeling intern: status van beoordeling intern
- Verzonden: laat zien of het stuk verzonden is en op welke tijd en datum
- Beoordeling SP: laat de status zien van de beoordeling van de service provider
- Beoordeling MIJ: laat de status zien van de beoordeling van de maatschappij
- B: staat voor opgevraagd via bron en dit geeft aan of een stuk door de maatschappij bij een externe bron is opgevraagd. Deze stukken kunnen niet meer per HDN verzonden worden. Hiervan wordt een melding getoond.
- D: indien hier een + staat, kan je een document koppelen aan het betreffende stuk
- Wijzigingsicoon: middels dit icoon kan je het stuk wijzigen
- Kruisje: middels het kruisje kan je het stuk verwijderen
De kolommen Beoordeling SP en Beoordeling MIJ worden gevuld vanuit de DA berichten die door de maatschappij worden toegestuurd. In deze DA berichten sturen zij een status mee, bijvoorbeeld aan te leveren of ontvangen. Deze status komt daar te staan. De DA berichten en de inhoud hiervan zijn terug te vinden in de HDN inbox en in het klantdossier onder het hypotheekproduct – tabblad HDN.
Documenten verplaatsen naar een andere stukkenlijst
Het is mogelijk om documenten die gekoppeld zijn aan een stuk te verplaatsen naar een stuk in een andere stukkenlijst. Hier lees je er meer over.
