De stukkenlijst is de schakel voor het aanleveren van documenten. De klant kan middels de Digimap of UwKluis zijn stukken aanleveren en jij kunt de stukken weer doorzenden naar de maatschappij. De stukkenlijst speelt hierin een centrale rol. Deze is te vinden in het klantdossier – tabblad stukkenlijst. Hieronder worden de mogelijkheden van de stukkenlijst verder toegelicht.
Stukkenlijst aanmaken
De stukkenlijst kan je handmatig aanmaken of deze wordt aangemaakt vanuit het DA bericht van de maatschappij. De stukken hebben een naam. Met tags kan je zelf instellen dat er klantgegevens worden getoond in de naam van een stuk. Een stuk heet dan bijvoorbeeld ‘Identiteitsbewijs Dirk Janssen’. Dit doe je wanneer je handmatig een stuk toevoegt of wanneer je een stukkenlijst template aanmaakt.
Stukken toevoegen aan stukkenlijst
Het toevoegen van stukken kan op 2 manieren: zelf uploaden of door de klant laten uploaden.
De maximale bestandgrootte van een stuk is 25 MB.
Klant uploadt stukken
In de Digimap of uwkluis ziet de klant altijd zijn/haar lijst met documenten. De klant ziet hier de reeds geüploade stukken (inclusief status).
De documenten die de klant aanlevert via de Digimap worden automatisch gekoppeld aan het stuk en komen daarnaast te staan onder documenten. Bij documenten bepaal je wat de klant wel of niet ziet.
Wil je dat een stuk nooit wordt opgevraagd in de Digimap/uwkluis? Verwijder dan het stuk uit de template stukkenlijst.
Zelf uploaden
Het is ook mogelijk om zelf te documenten toe te voegen, op de volgende manieren:
- Documenten in een e-mail aan stukken koppelen.
- Documenten vanuit het tabblad ‘Documenten‘ in het klantdossier koppelen aan stukken.
- Handmatig uploaden via het ➕icoon in het tabblad ‘Stukkenlijst’.
Stukken verzenden
Het is mogelijk om vanuit de stukkenlijst de documenten te verzenden naar de maatschappij. De stukken dienen dan eerst intern beoordeeld te zijn. De maatschappij stuurt een DA bericht met aan te leveren stukken. Alleen deze stukken kan je via HDN verzenden. Hier lees je hoe je deze stukken verzendt.
Let op: De maatschappij vraagt met een DA bericht specifieke stukken op. Ieder stuk bevat een uniek ID. Als je één van deze stukken verwijdert, kan je dit stuk ook niet meer via HDN verzenden. De maatschappij moet dan een nieuw DA bericht verzenden.
We adviseren om de stukken te verwijderen waar jij of de klant niets meer mee hoeft te doen. Het document wat gekoppeld is aan het stuk, verwijder je niet, deze blijft staan onder documenten.
Kolommen
In de stukkenlijst zijn verschillende kolommen zichtbaar. Hierin kan je zien wat de status is van het stuk. De kolommen:
- Contract: laat zien aan welk product het stuk is gekoppeld
- Omschrijving: naam van het stuk
- Ontvangst: status of het stuk is aangeleverd
- Beoordeling intern: status van beoordeling intern
- Verzonden: laat zien of het stuk verzonden is en op welke tijd en datum
- Beoordeling SP: laat de status zien van de beoordeling van de service provider
- Beoordeling MIJ: laat de status zien van de beoordeling van de maatschappij
- B: staat voor opgevraagd via bron en dit geeft aan of een stuk door de maatschappij bij een externe bron is opgevraagd. Deze stukken kunnen niet meer per HDN verzonden worden. Hiervan wordt een melding getoond.
- D: indien hier een + staat, kan je een document koppelen aan het betreffende stuk
- Wijzigingsicoon: middels dit icoon kan je het stuk wijzigen
- Kruisje: middels het kruisje kan je het stuk verwijderen
De kolommen Beoordeling SP en Beoordeling MIJ worden gevuld vanuit de DA berichten die door de maatschappij worden toegestuurd. In deze DA berichten sturen zij een status mee, bijvoorbeeld aan te leveren of ontvangen. Deze status komt daar te staan. De DA berichten en de inhoud hiervan zijn terug te vinden in de HDN inbox en in het klantdossier onder het hypotheekproduct – tabblad HDN.
