Uwkluis is een nieuw, modern klantportaal, ontwikkeld door Faster Forward en De Nationale Hypotheekbond. Hierin kan jouw klant documenten uploaden, zijn hypotheekaanvraag volgen, belangrijke berichten lezen en zijn lopende producten inzien.
Starten met uwkluis
Als je Elements al gebruikt en uwkluis wilt gaan gebruiken, vul dan onderstaand contactformulier in. De Nationale Hypotheekbond neemt vervolgens contact met je op voor een demonstratie.
Zodra je kiest voor uwkluis, brengt Faster Forward de inrichting en kosten in rekening. Faster Forward verzorgt vervolgens, samen met Hypotheekbond, de inrichting van de koppeling. Hierin wordt ook afgestemd of je met diensten of producten werkt, zodat de werking van uwkluis aansluit bij jouw dagelijkse werkzaamheden.
Klant uitnodigen
Wanneer uwkluis volledig is ingericht kan je ermee gaan werken. Maak in een klantdossier eerst een dienst voor het hypotheekadvies aan. Maak voor deze dienst ook een stukkenlijst aan.
Onder de dienst wordt de workflow UwKluis – uitnodiging versturen opgestart. Via de workflowpijl kan je de uitnodiging voor uwkluis versturen naar de klant.
De klant ontvangt nu een e-mail en klikt hierin op ‘Activeer je online kluis’. Binnen uwkluis wordt de klant vervolgens door een beveiligingsproces met SMS code begeleid om het account te activeren.
Opnieuw uitnodigen
In het tabblad ‘uwkluis’ zie ook of je klant de uitnodiging al heeft geaccepteerd.
Als de klant dit nog niet heeft gedaan en je de uitnodiging opnieuw wilt sturen, kies dan via de workflow onder de dienst voor de stap ‘uwkluis activatiemail nogmaals naar klant versturen’.
Indien je deze stap niet in de workflow hebt dan kan het zijn dat de workflow verouderd is. Stuur dan een e-mail naar support@fasterforward.nl.
Als de klant de uitnodiging nog niet heeft geaccepteerd, kun je ook nog zijn e-mailadres en telefoonnummer aanpassen. Indien de klant de uitnodiging al wel heeft geaccepteerd, is het niet mogelijk om het telefoonnummer en e-mailadres aan te passen.
Status uitnodiging bijwerken
Als de klant de uitnodiging net heeft geaccepteerd, maar dit nog niet is bijgewerkt in Elements, gebruik je de knop ‘Haal uitnodiging status op’ op de actuele status te bekijken.
Meekijken met de klant
Wanneer de klant de uitnodiging heeft geaccepteerd dan zie je dit terug onder het tabblad uwkluis. Vanuit daar zijn verschillende mogelijkheden. Als je de klant instructies wilt geven over het gebruik van uwkluis, kun je meekijken in zijn uwkluis portaal. Klik hiervoor op het ?️ icoon aan de rechterkant.
Stukken delen en beoordelen
In uwkluis verzamelt de klant zijn documenten die benodigd zijn voor het advies of de hypotheekaanvraag. De klant ziet in uwkluis de benodigde stukken, kan deze uploaden en de status (goed- of afgekeurd) van zijn stukken inzien.
Stukkenlijst delen met de klant
Als je in Elements een stukkenlijst aanmaakt, handmatig een stuk toevoegt aan een stukkenlijst of een HDN documentenaanvraag (DA bericht) verwerkt, wordt er in uwkluis een documentverzoek klaargezet voor het bijbehorende dienst of product.
Alle stukken in de stukkenlijst in een klantdossier worden automatisch gedeeld met de klant. Hiervoor hoef je geen handmatig actie uit te voeren.
Als een document niet hoeft worden aangeleverd door de klant, maar bijvoorbeeld door de maatschappij, dan kan je beheerder dit aanpassen bij ‘Soort documenten beheer’. Zet hierbij ‘Aan te leveren door’ op ‘Maatschappij’. Het stuk is dan niet meer zichtbaar in uwkluis.
Melding wanneer klant stuk uploadt
Zodra een klant één of meerdere stukken uploadt, ontvang je hiervan een melding in je takenlijst. Klik op de naam van het product om het document te beoordelen.
Bericht voor klant als een stuk is afgekeurd
Zodra je een stuk afkeurt óf de maatschappij keurt een stuk af, ontvangt de klant hier een melding van in zijn/haar uwkluis. De klant ziet dit direct op het dashboard en bij in het tabblad ‘Verzoeken’.
Zodra je een stuk goedkeurt, wordt deze in uwkluis getoond onder ‘Afgerond’.
Documenten delen met de klant
Op het moment dat een uwkluis account actief wordt, worden alle documenten die ‘Publiek’ staan in het klantdossier ook in de uwkluis van de klant getoond. Dit gebeurt enkel de eerste keer dat een account actief is geworden.
Later kun je andere documenten delen, door de ‘Publiek’ knop op oranje te zetten.
Als je wilt dat een document niet meer zichtbaar is in de uwkluis van je klant, zet de knop dan op grijs.
Berichten delen met de klant
Het is ook mogelijk om berichten te plaatsen in de uwkluis van de klant. Op deze manier kan je belangrijke informatie delen.
Dit doe je door een registratie in een klantdossier op ‘Publiek’ te zetten. Dit kan je doen bij het aanmaken van een registratie door ‘Publiek’ aan te vinken of door bij een bestaande registratie de ‘Publiek’ knop op oranje te zetten.
Als de registratie gekoppeld is aan een e-mail, wordt de inhoud van de e-mail als bericht getoond in uwkluis (i.p.v. de inhoud van de registratie).
Ondertekenen van documenten door klant
In uwkluis is het ook mogelijk om documenten te laten ondertekenen door de klant. Dit is alleen mogelijk voor documenten die in Elements zijn gemaakt, zoals een Opdracht tot Dienstverlening of Dienstverleningsdocument.
Bij het wijzigen van een document in Elements kies je bij “Ondertekening in uwkluis via” voor ‘Digitaal vinkje’. Zodra je op ‘Opslaan’ klikt, wordt het document ter ondertekening aangeboden bij de klant.
Ondertekenen door klant
De klant gaat vervolgens in uwkluis naar het tabblad ‘Digitaal ondertekenen’, waar alle openstaande en reeds ondertekende documenten staan. De klant vult zijn/haar naam in en ondertekent het document met een ☑️-icoon.
Status van te ondertekenen documenten
In Elements zie je de documenten die ondertekend moeten worden in het tabblad ‘Documenten’ in het klantdossier. Hier zie je ook de status van het onderteken:
Oranje – Document is aangeboden om te ondertekenen, maar nog niet ondertekend
Groen – Document is ondertekend
Toegang intrekken en uwkluis verwijderen
Als je de uwkluis omgeving van de klant wilt verwijderen, doe je dit met de ‘Ontkoppelen’ knop. De gegevens worden verwijderd uit uwkluis, maar nog wel bewaard in Elements.
Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als een hypotheekaanvraag niet is doorgegaan of als de klant zijn gegevens wil verwijderen uit uwkluis.
Gegevens die worden overgezet
De volgende gegevens uit een Elements klantdossier worden in de uwkluis van de klant getoond:
- Persoonsgegevens
- Hypotheek
- Levensverzekering
- Documenten
- Registraties
- Stukken uit de stukkenlijst
- Te ondertekenen documenten
Uwkluis is een alternatief voor de Digimap. Het is in uwkluis niet mogelijk om facturen te tonen, Ockto te gebruiken, bankgaranties te accorderen of diensten te tonen.
