1. Kennisbank
  2. Mijn omgeving
  3. uwkluis
  4. Uwkluis instellen en gebruiken

Uwkluis instellen en gebruiken

Uwkluis is een nieuw, modern klantportaal, ontwikkeld door Faster Forward en De Nationale Hypotheekbond. Hierin kan jouw klant documenten uploaden, zijn hypotheekaanvraag volgen, belangrijke berichten lezen en zijn lopende producten inzien.

Starten met Uwkluis

Als je Elements al gebruikt en Uwkluis wilt gaan gebruiken, vul dan onderstaand contactformulier in. De Nationale Hypotheekbond neemt vervolgens contact met je op voor een demonstratie.

Zodra je kiest voor Uwkluis, brengt Faster Forward de inrichting en kosten in rekening. Faster Forward verzorgt vervolgens, samen met Hypotheekbond, de inrichting van de koppeling. Hierin wordt ook afgestemd of je met diensten of producten werkt, zodat de werking van Uwkluis aansluit bij jouw dagelijkse werkzaamheden.

    Consument uitnodigen voor Uwkluis

    Wanneer Uwkluis volledig is ingericht kan je ermee gaan werken. Maak in een klantdossier eerst een dienst voor het hypotheekadvies aan. Maak voor deze dienst ook een stukkenlijst aan.

    Onder de dienst wordt de workflow UwKluis – uitnodiging versturen opgestart. Via de workflowpijl kan je de uitnodiging voor Uwkluis versturen naar de klant.

    De klant ontvangt nu een e-mail en klikt hierin op ‘Activeer je online kluis’. Binnen Uwkluis wordt de klant vervolgens door een beveiligingsproces met SMS code begeleid om het account te activeren.

    E-mailadres en mobiel nummer

    De uitnodiging wordt verstuurd naar het e-mailadres en mobiele nummer die staan opgevoerd onder de eerste aanvrager. Indien onder de aanvrager geen e-mailadres staat ingevuld dan zal de workflow aangeven dat er geen e-mailadres aanwezig is. Wat betreft het mobiele nummer moet er onder de aanvrager een nummer bekend zijn met als type Mobiel.

    Op dit moment worden alleen Nederlandse, Engelse, Duitse en Belgische mobiele nummers (06, 04, 01 en 07 nummers) ondersteund. Het e-mailadres en mobiel nummer kan je controleren via het tabblad Partijen & Objecten en dan klikken op de betreffende persoon.

    Is het e-mailadres of mobielnummer foutief (bijvoorbeeld een cijfer te weinig) dan wordt de uitnodigingse-mail niet verstuurd.

    Let op: het is niet mogelijk om de activatiemail te versturen naar een overige partij ook al staat deze aangemerkt als eerste aanvrager en staan het mobiele nummer en e-mailadres ingevuld.

    Opnieuw uitnodigen

    In het tabblad Uwkluis zie ook of jouw klant de uitnodiging al heeft geaccepteerd.

    Heeft de klant de e-mail niet ontvangen op per ongeluk verwijderd, kies dan via de workflow onder de dienst voor de stap ‘Uwkluis activatiemail nogmaals naar klant versturen’.

    Indien je deze stap niet in de workflow hebt dan kan het zijn dat de workflow verouderd is. Stuur dan een e-mail naar support@fasterforward.nl.

    Uitnodiging intrekken

    Het kan gebeuren dat je de uitnodiging hebt verstuurd naar de klant, maar dat de link niet meer werkt. De klant krijgt dan na het klikken op de link de melding ‘Uitnodiging niet gevonden’. Ook kan het zijn dat de e-mail naar een foutief e-mailadres is verstuurd. In deze scenario’s werkt het niet om de uitnodiging nogmaals via de workflow te verzenden naar de klant. Je kunt dan de volgende stappen nemen. Je klikt op de knop ‘Uitnodiging intrekken’.

    Vervolgens verwijder je onder het tabblad Workflow de workflow Uwkluis. Middels het plusicoon voeg je deze workflow opnieuw toe. Let op: hiervoor dien je de juiste rechten te hebben.

    Vanuit de nieuw toegevoegde workflow stuur je de e-mail met daarin de activatielink opnieuw.

    Status uitnodiging bijwerken

    Als de klant de uitnodiging net heeft geaccepteerd, maar dit nog niet is bijgewerkt in Elements, gebruik je de knop ‘Haal uitnodiging status op’ om de actuele status te bekijken.

    Extra gebruiker toevoegen

    Wanneer Uwkluis is geactiveerd door de klant dan is het mogelijk om vanuit Uwkluis een extra gebruiker aan te maken. Deze gebruiker kan dan ook inloggen in Uwkluis. Dit kan zowel gedaan worden door de adviseur als de klant zelf. Je gaat hiervoor naar Uwkluis – Instellingen – Extra gebruikers. Je klikt op ‘Extra gebruiker toevoegen’.

    Vervolgens vul je de juiste gegevens in en klik je op ‘Opslaan’. Er wordt een e-mail gestuurd naar de extra gebruiker met daarin een link om naar Uwkluis te gaan. Let op: op één apparaat kan je niet met twee verschillende gebruikers inloggen.

    Bedrijf uitnodigen voor Uwkluis

    Zakelijke klanten kun je ook uitnodigen voor een Uwkluis voor hun bedrijf. Hiervoor dient er tenminste één organisatie met de rol klant opgevoerd te zijn in het klantdossier en de workflow voor de zakelijke Uwkluis moet ingericht zijn.

    Je nodigt de klant als volgt uit. In de workflow klik je op de stap ‘Uwkluis aanmaken. Klik hier om naar tabblad Uwkluis te gaan.’

    Je wordt automatisch doorgeleid naar het tabblad Export – Uwkluis. Selecteer hier het e-mailadres en mobiel nummer of kies ‘Anders nl.’ om er handmatig één in te voeren. Wanneer je dit hebt gedaan, klik je op ‘Uitnodiging link ophalen’. Vanuit de zakelijke Uwkluis workflow wordt automatisch de e-mail met daarin de activatielink verzonden.

    Let op: er kan slechts één organisatie per dossier worden uitgenodigd, zodat ieder dossier maar één Uwkluis heeft.

    Wil je Uwkluis aanbieden aan je zakelijke klanten?
    Stuur dan een e-mail naar support@fasterforward.nl. Wij nemen dan contact met je op om dit in te richten.

    Particulier vs zakelijk

    Particulier en zakelijk dossier

    In één Elementsomgeving is het mogelijk dat de particuliere klant die ook een bedrijf heeft twee aparte Uwkluis wil hebben. Eén vanuit het particuliere dossier en één vanuit het zakelijke dossier. Dit is mogelijk. Bij het activeren is het belangrijk dat het e-mailadres die gebruikt wordt in het particuliere dossier anders is dan het e-mailadres dat gebruikt wordt in het zakelijke dossier. Het mobiele nummer hoeft niet anders te zijn.

    Wachtwoord vergeten

    Als de klant zijn wachtwoord is vergeten dan kan hij zelf een nieuw wachtwoord instellen. Hiervoor gaat de klant naar Uwkluis. Hij komt in het scherm waar hij zijn inloggegevens moet invoeren. Hieronder staat ‘Wachtwoord vergeten?’. Door hierop te klikken komt de klant in een volgend scherm. Hier moet hij het e-mailadres invullen die gebruikt is om Uwkluis aan te maken. Naar dit e-mailadres wordt een e-mail verstuurd om een nieuw wachtwoord aan te maken.

    Let op: ‘Wachtwoord vergeten?’ werkt alleen als de klant zijn Uwkluis heeft geactiveerd. Is de Uwkluis niet geactiveerd dan kan je niet op deze manier een wachtwoord aanmaken. De klant dient via de toegestuurde e-mail de Uwkluis eerst te activeren. Als de link is verlopen, zal er een nieuwe e-mail met activatiemail verstuurd moeten worden. Dit kan door de uitnodiging in te trekken en vervolgens de e-mail opnieuw te versturen.

    Meekijken met de klant

    Wanneer de klant de uitnodiging heeft geaccepteerd dan zie je dit terug onder het tabblad Uwkluis. Vanuit daar zijn verschillende mogelijkheden. Als je de klant instructies wilt geven over het gebruik van Uwkluis, kun je meekijken in zijn Uwkluis portaal. Klik hiervoor op het oogicoon aan de rechterkant.

    Klantprofiel opstellen

    Het is mogelijk om de klant vanuit Uwkluis een klantprofiel in te laten vullen. Het klantprofiel kan je gebruiken om goed voorbereid het adviesgesprek in te gaan. Hiermee inventariseer je de doelstellingen van klanten, hun kennis en ervaring, financiële positie en risicobereidheid. Klanten vullen een vragenlijst in die als PDF wordt opgeslagen. Het verzoek voor het opstellen van het klantprofiel kan je op twee manieren opstarten, namelijk via de workflow vanuit Elements en vanuit Portefeuillesignalen.

    Vanuit Elements start je het verzoek tot het opstellen van een klantprofiel via workflow. Dit kan een eigen workflow voor het klantprofiel zijn of er is een stap toegevoegd aan de workflow Uwkluis. Vanuit de workflow geef je aan dat het klantprofiel aangemaakt kan worden. De klant ontvangt hiervan een pushbericht via de Uwkluisapp. In Uwkluis kan de klant het klantprofiel invullen. Na het invullen, komt het ingevulde klantprofiel als PDF bestand in Elements te staan. Wil je hiervan gebruik maken stuur dan een e-mail naar support@fasterforward.nl.

    Wordt het klantverzoek vanuit Portefeuillesignalen opgestart dan komt het PDF bestand in Uwkluis te staan.

    Brondataverzoeken aanmaken

    Vanuit Uwkluis is het mogelijk om brondata op te vragen via Veilig Ophalen en Ockto. Deze verzoeken maak je aan vanuit Elements en de klant verwerkt deze verder vanuit Uwkluis. Hier lees je er meer over.

    Stukken delen en beoordelen

    In Uwkluis verzamelt de klant zijn documenten die benodigd zijn voor het advies of de hypotheekaanvraag. De klant ziet in Uwkluis de benodigde stukken, kan deze uploaden en de status (goed- of afgekeurd) van zijn stukken inzien.

    Stukkenlijst delen met de klant

    Als je in Elements een stukkenlijst aanmaakt, handmatig een stuk toevoegt aan een stukkenlijst of een HDN documentenaanvraag (DA bericht) verwerkt, wordt er in Uwkluis een documentverzoek klaargezet voor het bijbehorende dienst of product.

    Alle stukken in de stukkenlijst in een klantdossier worden automatisch gedeeld met de klant. Hiervoor hoef je geen handmatig actie uit te voeren.

    Als een document niet hoeft worden aangeleverd door de klant, maar bijvoorbeeld door de maatschappij, dan kan je beheerder dit aanpassen bij ‘Soort documenten beheer’. Zet hierbij ‘Aan te leveren door’ op ‘Maatschappij’. Het stuk is dan niet meer zichtbaar in Uwkluis.

    Stukken niet zichtbaar in uwkluis

    Het stuk moet aan verschillende voorwaarden voldoen om zichtbaar te zijn in Uwkluis, namelijk:

    • Het product waaraan de stukkenlijst is gekoppeld moet op publiek staan om de stukkenlijst te zien in Uwkluis.
    • Het stuk/document moet een categorie/soort document hebben. Documenten zonder een categorie worden niet gesynchroniseerd naar Uwkluis
    • Aan te leveren door moet op Klant staan (zie hierboven)

    Melding wanneer klant stuk uploadt

    Zodra een klant één of meerdere stukken uploadt, ontvang je hiervan een melding in je takenlijst. Klik op de naam van het product om het document te beoordelen.

    Voorbeeld van taak. Naam van de taak kan anders zijn in jouw Elementsomgeving.

    Bericht voor klant als een stuk is afgekeurd

    Zodra je een stuk afkeurt óf de maatschappij keurt een stuk af, ontvangt de klant hier een melding van in zijn/haar Uwkluis. De klant ziet dit direct op het dashboard en bij in het tabblad ‘Verzoeken’.

    Zodra je een stuk goedkeurt, wordt deze in uwkluis getoond onder ‘Afgerond’.

    Documenten delen met de klant

    In Uwkluis wordt onderscheid gemaakt tussen persoonlijke en algemene documenten.

    Persoonlijke documenten

    De persoonlijke documenten betreffen de documenten in de blauwe mappen in een klantdossier. Op het moment dat een Uwkluis account actief wordt, worden alle documenten die ‘Publiek’ staan in het klantdossier ook in de Uwkluis van de klant getoond. Dit gebeurt enkel de eerste keer dat een account actief is geworden.

    Later kun je andere documenten delen, door de ‘Publiek’ knop op oranje te zetten.
    Als je wilt dat een document niet meer zichtbaar is in de Uwkluis van je klant, zet de knop dan op grijs.

    Algemene documenten

    De algemene documenten betreffen de documenten in de rode mappen in een klantdossier. De algemene documenten zijn zichtbaar voor alle gebruikers Uwkluis. Via de verkenner is het mogelijk om de algemene documenten publiek of niet publiek te zetten. Zo kan je bepalen welke algemene documenten de klant wel of niet ziet in Uwkluis. Ook kan je een einddatum geven aan een document. Dit door te klikken op het wijzigingsicoon achter het document. Is de einddatum verstreken dan is het document niet meer zichtbaar in de Uwkluis die na deze einddatum zijn aangemaakt. In de Uwkluis die al actief zijn voor deze einddatum blijft het document wel zichtbaar mits deze op publiek staat. Let op: voor het werken met de einddatum moet een proces aangezet worden. Wil je hiervan gebruik maken stuur dan een e-mail naar support@fasterforward.nl.

    Berichten delen met de klant

    Het is ook mogelijk om berichten te plaatsen in de Uwkluis van de klant. Op deze manier kan je belangrijke informatie delen.

    Dit doe je door een registratie in een klantdossier op ‘Publiek’ te zetten. Dit kan je doen bij het aanmaken van een registratie door ‘Publiek’ aan te vinken of door bij een bestaande registratie de ‘Publiek’ knop op oranje te zetten.

    Als de registratie gekoppeld is aan een e-mail, wordt de inhoud van de e-mail als bericht getoond in Uwkluis (i.p.v. de inhoud van de registratie).

    De registratie ‘Uw Hypotheekaanvraag’ staat publiek.
    Het bericht wordt getoond in de uwkluis van de klant

    Ondertekenen van documenten door klant

    In Uwkluis is het ook mogelijk om documenten te laten ondertekenen door de klant. Dit kan via het digitale vinkje (onderdeel van Uwkluis) of via een digitale handtekening met of zonder identiteitscontrole (Stiply). Lees er hier meer over.

    Bericht versturen vanuit Uwkluis

    De klant kan vanuit Uwkluis een bericht versturen middels het chaticoon wat rechts onderin in het scherm staat.

    Vervolgens krijgt de klant een pop-up te zien waarin hij zijn bericht kan typen, eventueel een bijlage kan toevoegen en vervolgens kan versturen.

    Na het versturen van dit bericht wordt er een taak aangemaakt in Elements. Deze taak wordt aangemaakt op naam van de adviseur van het dossier of, indien niet aanwezig, de standaard adviseur die staat ingesteld in Advisor support relatie. Wanneer er een bijlage wordt meegestuurd dan komt dit document onder het tabblad Documenten te staan en in de aangemaakte taak wordt aangegeven dat er een bestand is ontvangen.

    Toegang intrekken en Uwkluis verwijderen

    Als je de Uwkluis omgeving van de klant wilt verwijderen, doe je dit met de ‘Ontkoppelen’ knop. De gegevens worden verwijderd uit Uwkluis, maar nog wel bewaard in Elements.

    Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als een hypotheekaanvraag niet is doorgegaan of als de klant zijn gegevens wil verwijderen uit Uwkluis.

    Gegevens die worden overgezet

    De volgende gegevens uit een Elements klantdossier worden in de Uwkluis van de klant getoond:

    • Persoonsgegevens
    • Hypotheek
    • Levensverzekering
    • Schadeverzekering
    • Contracten
    • Consumptief krediet
    • Vermogen & bancair producten
    • Documenten
    • Registraties
    • Stukken uit de stukkenlijst
    • Te ondertekenen documenten

    Uwkluis is een alternatief voor de Digimap. Het is in Uwkluis niet mogelijk om facturen te tonen en bankgaranties te accorderen.

    Uwkluis app

    Naast de desktop-versie van Uwkluis is er ook een app. Stukken uploaden, brondata aanleveren, berichten lezen en aanvragen volgen: je klanten doen het eenvoudig met de Uwkluis app.

    Met de app kun je ook pushmeldingen sturen naar je klanten. Zo informeer je de klant direct als een er een nieuw bericht is, een document is afgekeurd of ze een document moeten ondertekenen.

    Pushmeldingen zijn mogelijk bij:

    • Nieuw documentverzoek ontvangen
    • Er is een document afgekeurd
    • Nieuw tekenverzoek ontvangen
    • Nieuw vragenlijst ontvangen
    • Nieuw bericht ontvangen
    Laatste update: 6 februari 2024

    Was deze informatie nuttig?

    top