Bij binnenkomst van een batch worden alle polissen in de batch gematcht op hun polisnummer. Elements kijkt hiervoor in de polis van schade-, inkomen-, leven- en uitvaartverzekeringen. Er wordt een offertematch (OM) en een provisiematch (PM) gemaakt. In de werkwijze zonder tussenrekening wordt er een controle journaalpost gemaakt.
Indien er geen provisiematch is en de batch wordt geboekt dan komt het bedrag op de grootboekrekening ‘1750 onbekende betalingen’ terecht. Hier kan je lezen wat je dan kunt doen.
Let op: voor 0,00 posten wordt geen provisiematch gemaakt.
Vergoeding overnemen
Bij de verwerking van de batch worden de vergoedingen van de maatschappij overgenomen of een controlejournaalpost aangemaakt. De regel wordt dan oranje.
Het overnemen van vergoedingen houdt in dat de prolongatiebedragen die mee zijn gekomen in de batch als vergoeding onder de gematchte verzekering wordt gezet. Dit betreft een aparte tab onder de verzekering. Om dit te kunnen doen, moeten er vergoedingengroepen aanwezig zijn. Ook moeten er vergoedingengroepen aanwezig zijn voor het maken van controle journaalposten.
Indien het systeem geen vergoedingengroep kan vinden, wordt er dus geen provisiematch/vergoeding/controle journaalpost gemaakt en komt het bedrag bij het wegboeken van de batch op de grootboekrekening 1750 onbekende betalingen terecht. Afhankelijk van de ingestelde settings kan het zo zijn dat je de batch niet kunt afronden, voordat er bij alle posten een controle journaalpost is gemaakt.
Redenen geen vergoedingsgroep gevonden
Wanneer je werkt met werkwijze geen tussenrekening dan wordt er een controle journaalpost aangemaakt door middel van de vergoedingsgroepen. Indien er geen juiste of meer vergoedingsgroepen gevonden worden komt er een uitroepteken te staan ipv een vergrootglas. Er zijn verschillende redenen waarom er geen vergoedingengroep kan worden gevonden bij een polis:
- Er zijn geen vergoedingengroepen aanwezig van het type ADN
- Incassowijze van de vergoedingengroep komt niet overeen met die van de polis. In de meeste vergoedingsgroepen wordt de incassowijze ‘Standaard’ niet ondersteund. In de productkaart hoort deze incassowijze dan ook niet meer te staan en dient deze aangepast te worden naar maatschappij of tussenpersoon.
- De datum waarop de offerte is aangevraagd, ligt voor de startdatum van de vergoedingengroep.
- Het cluster (inkoop via) van de verzekering komt niet overeen met die van de vergoedingengroep
- Voor de betreffende verzekering type (schade, inkomen, leven, uitvaart) is geen vergoedingengroep aanwezig
- Er zijn dubbele/exact dezelfde vergoedingsgroepen aanwezig. Hierdoor weet Elements niet welke hij moet kiezen
- Het betreffende polis product is niet opgenomen in een vergoedingengroep. Dit is enkel van toepassing als er expliciet producten worden uitgesloten anders matcht het systeem altijd.
- De betreffende maatschappij is niet opgenomen in een vergoedingengroep
- In de kaart is gekozen voor handmatig matchen. Handmatige prolongatie verzekeringen worden niet gematched door ADN aangezien deze simpelweg niet verwacht worden en dus handmatig verwerkt worden.
Vergoedingengroepen controleren
In productbeheer – tabblad Vergoedingengroep controleer je de vergoedingengroepen. Onder de verschillende tabs (Algemeen, Regelingen, Producten en Organisaties) controleer je de instellingen.
Vergoedingengroep schadeverzekering
In bovenstaande punten lees je dat de betreffende maatschappij niet is opgenomen in de vergoedingengroep. Wat betreft de vergoedingengroep schadeverzekering is het ook mogelijk om AFD Branches te koppelen. Indien er dan een nieuwe maatschappij bij komt hoef je deze niet toe te voegen bij organisaties, omdat de match wordt gemaakt op de AFD branches.
Het koppelen van de AFD branches doe je onder tabblad AFD Branches. Rechts staan de beschikbare branches. Hier selecteer je de branches die horen bij een schadeverzekering. Via de pijl in het midden verplaats je deze branches naar Gekoppelde AFD branches. Vervolgens opslaan door middel van het vinkje.
