1. Kennisbank
  2. Verzekeringen
  3. Prolongeren
  4. Tussenpersoon incasso verwerken – mutaties

Tussenpersoon incasso verwerken – mutaties

Mutaties verwerken

Alle mutatie batches vind je terug in de ADN inbox.  Hier herken je mutaties aan de benaming ‘Mutatie’ in de kolom ‘Soort’. Indien een batch prolongaties én mutaties bevat herken je dit doordat er ‘Beide’ staat in deze kolom.

1. Posten

Begin in het tabblad posten, hier staan alle posten. Filter hier op polis match ‘nee’ en zorg ervoor dat alle posten gematcht worden. De niet gematchte posten herken je ook aan het ‘koppelicoon’ in de kolom ‘OM’.

Door de ontbrekende polissen toe te voegen óf door het juiste polisnummer toe te passen in de productkaart zorg je ervoor dat deze polissen gematcht worden. Lees hier en uitgebreide uitleg over hoe de posten matcht worden (ga hiervoor direct naar stap 2).

2. Uitvallijst

In deze uitvallijst vind je de niet en verkeerd gematchte TP incasso posten. Zorg ervoor dat deze ontbrekende polissen toegevoegd worden of de polisnummers correct ingevuld zijn.
Daarnaast dienen alle polissen uit één pakket ook in Elements als één pakket ingevoerd te zijn. Wanneer dit niet het geval is, komen deze polissen ook terecht in de uitvallijst.

3. Controlelijst verwerken

3.1 Controlelijst vernieuwen

Nadat bovenstaande stappen uitgevoerd zijn en de ontbrekende polissen toegevoegd/ gecorrigeerd zijn, klik je in de controlelijst op ‘controlelijst vernieuwen’. Elements gaat nu opnieuw een match zoeken voor alle posten binnen deze batch. Dit kan even duren.
Nadat alles gematcht is, is de uitvallijst leeg. Wanneer je nu in het tabblad ‘posten’ filtert op provisie match ‘nee’ krijg je geen resultaten meer. 

3.2 Posten controleren en provisie van de maatschappij overnemen/ TP incasso boekingen aanmaken.

Stel de filter in op beoordeling ‘te controleren’ om de nog te controleren posten inzichtelijk te krijgen. Indien het gewenst is om alleen de TP incasso posten te controleren kun je hier ook filteren op TP incasso ‘ja’.

Alles met een match controleer je hier op basis van de papierenlijst die je van de maatschappij hebt ontvangen. Indien een post goed is geef je dit aan door op het vinkje achter de post te klikken. Door geen optie te kiezen, geef je aan dat deze later gecontroleerd dient te worden.

Het is mogelijk om te achterhalen voor welke post(en) er geen vergoeding/TP incasso boeking is aangemaakt. Hiervoor is het veld ‘verwerkt’ in de filter van de batch.

Soms bevat een mutatiebericht een prolongatiebericht ‘ter informatie’. Dit bericht heeft geen financiële consequenties, omdat er geen boekingsonderdeel bij hoort. Deze informatieberichten (‘posten’) tonen we daarom niet meer in de controlelijst en hoef je dus niet meer goed- of af te keuren.

Nadat alle gewenste posten gecontroleerd en goed/afgekeurd zijn, kun je deze posten verder verwerken door op de knop ‘provisie van de maatschappij overnemen/ TP incasso boekingen aanmaken’ te klikken.

Hierdoor wordt er per post een boeking aangemaakt. Indien het een TP incasso boeking betreft, vind je deze boeking terug in het dossier onder het tabblad ‘TP incasso boekingen’.
Het is dus niet nodig om alle mutaties in één keer te verwerken indien dit niet gewenst is. Wanneer je een gedeelte van de batch wilt verwerken, kun je dit gedeelte goedkeuren en verwerken, de rest van de batch volgt dan later.

3.3.3 Controlelijst verwerken

Nadat voorgaande stappen uitgevoerd zijn, klik je op ‘controlelijst verwerken’. Maatschappij incasso posten worden als vergoedingen geboekt en verzameld in één boekstuk. De TP incasso posten worden omgezet naar facturen. Deze facturen zijn terug te vinden in de dossiers en in het facturen overzicht.

Indien er geen boeking/vergoeding aangemaakt is voor alle goedgekeurde posten in de batch, krijg je een melding zodra je op de knop “Vergoedingen boeken / TP incasso boekingen omzetten naar factuur” klikt.

Laatste update: 31 augustus 2020

Was deze informatie nuttig?