1. Kennisbank
  2. Verzekeringen
  3. Prolongeren
  4. Tussenpersoon incasso verwerken – mutaties

Tussenpersoon incasso verwerken – mutaties

Als je werkt met:
Met tussenrekening 1230 (werkwijze vóór juni 2022: ADN 2.0)
Zonder tussenrekening 1230 (werkwijze na juni 2022: ADN 3.0)

⚠️ Deze nieuwe werkwijze staat niet standaard ingesteld op je Elements omgeving. Een consultant van Faster Forward moet dit voor je inrichten. Wij nemen contact met je op om dit in te richten.

Werkwijze met tussenrekening 1230 (ADN 2.0)

Mutaties verwerken

Alle mutatie batches vind je terug in de ADN inbox.  Hier herken je mutaties aan de benaming ‘Mutatie’ in de kolom ‘Soort’. Indien een batch prolongaties én mutaties bevat herken je dit doordat er ‘Beide’ staat in deze kolom.

1. Posten

Begin in het tabblad posten, hier staan alle posten. Filter hier op polis match ‘nee’ en zorg ervoor dat alle posten gematcht worden. De niet gematchte posten herken je ook aan het ‘koppelicoon’ in de kolom ‘OM’.

Door de ontbrekende polissen toe te voegen óf door het juiste polisnummer toe te passen in de productkaart zorg je ervoor dat deze polissen gematcht worden. Lees hier en uitgebreide uitleg over hoe de posten matcht worden (ga hiervoor direct naar stap 2).

2. Uitvallijst

In deze uitvallijst vind je de niet en verkeerd gematchte TP incasso posten. Zorg ervoor dat deze ontbrekende polissen toegevoegd worden of de polisnummers correct ingevuld zijn.
Daarnaast dienen alle polissen uit één pakket ook in Elements als één pakket ingevoerd te zijn. Wanneer dit niet het geval is, komen deze polissen ook terecht in de uitvallijst.

3. Controlelijst verwerken

3.1 Controlelijst vernieuwen

Nadat bovenstaande stappen uitgevoerd zijn en de ontbrekende polissen toegevoegd/ gecorrigeerd zijn, klik je in de controlelijst op ‘controlelijst vernieuwen’. Elements gaat nu opnieuw een match zoeken voor alle posten binnen deze batch. Dit kan even duren.
Nadat alles gematcht is, is de uitvallijst leeg. Wanneer je nu in het tabblad ‘posten’ filtert op provisie match ‘nee’ krijg je geen resultaten meer. 

3.2 Posten controleren en provisie van de maatschappij overnemen/ TP incasso boekingen aanmaken.

Stel de filter in op beoordeling ‘te controleren’ om de nog te controleren posten inzichtelijk te krijgen. Indien het gewenst is om alleen de TP incasso posten te controleren kun je hier ook filteren op TP incasso ‘ja’.

Alles met een match controleer je hier op basis van de papierenlijst die je van de maatschappij hebt ontvangen. Indien een post goed is geef je dit aan door op het vinkje achter de post te klikken. Door geen optie te kiezen, geef je aan dat deze later gecontroleerd dient te worden.

Het is mogelijk om te achterhalen voor welke post(en) er geen vergoeding/TP incasso boeking is aangemaakt. Hiervoor is het veld ‘verwerkt’ in de filter van de batch.

Soms bevat een mutatiebericht een prolongatiebericht ’ter informatie’. Dit bericht heeft geen financiële consequenties, omdat er geen boekingsonderdeel bij hoort. Deze informatieberichten (‘posten’) tonen we daarom niet meer in de controlelijst en hoef je dus niet meer goed- of af te keuren.

Nadat alle gewenste posten gecontroleerd en goed/afgekeurd zijn, kun je deze posten verder verwerken door op de knop ‘provisie van de maatschappij overnemen/ TP incasso boekingen aanmaken’ te klikken.

Hierdoor wordt er per post een boeking aangemaakt. Indien het een TP incasso boeking betreft, vind je deze boeking terug in het dossier onder het tabblad ‘TP incasso boekingen’.
Het is dus niet nodig om alle mutaties in één keer te verwerken indien dit niet gewenst is. Wanneer je een gedeelte van de batch wilt verwerken, kun je dit gedeelte goedkeuren en verwerken, de rest van de batch volgt dan later.

3.3.3 Controlelijst verwerken

Nadat voorgaande stappen uitgevoerd zijn, klik je op ‘controlelijst verwerken’. Maatschappij incasso posten worden als vergoedingen geboekt en verzameld in één boekstuk. De TP incasso posten worden omgezet naar facturen. Deze facturen zijn terug te vinden in de dossiers en in het facturen overzicht.

Indien er geen boeking/vergoeding aangemaakt is voor alle goedgekeurde posten in de batch, krijg je een melding zodra je op de knop “Vergoedingen boeken / TP incasso boekingen omzetten naar factuur” klikt.

Werkwijze zonder tussenrekening 1230 (ADN 3.0)

De werkwijze zonder tussenrekening, ADN 3.0, komt grotendeels overeen met bovenstaande stappenplan. Deze kan je daarom volgen rekening houdend met de volgende wijzigingen:

Status batch

In het tabblad Overzicht in de ADN module is nu door middel van kleuren duidelijk welke actie als laatste is verricht in de batch. In de legenda staat aangegeven wat de kleuren betekenen. Zo kan je zien of er ten minste 1 tp incasso boeking is aangemaakt (dan is er op de actieknop ‘TP incasso boeking aanmaken geklikt) of er ten minste 1 tp incasso factuur is aangemaakt (dan is er op de actienknop TP incasso boekingen omzetten naar factuur geklikt). Let op: stel je hebt geklikt op ‘TP incasso boeking aanmaken’ en je klikt daarna op ‘Polissen opnieuw matchen / Controle journaalpost aanmaken’ dan zal de regel blauw kleuren aangezien dit de laatste actie is die je hebt verricht in de batch.

Knoppen

De namen en volgorde van de knoppen is veranderd. Zo is de knop ‘alle niet beoordeelde posten binnen de huidige selectie goedkeuren’ in het rijtje geplaatst. Deze staat niet meer los. Ook de namen zijn veranderd:

  • provisie van de maatschappij overnemen/ TP incasso boekingen aanmaken heet TP incasso boekingen aanmaken
  • Provisie boeken/ TP incasso boekingen omzetten naar factuur heet TP incasso boekingen omzetten naar factuur

Maatschappij incasso posten

  • Er worden controle journaalposten gemaakt, zodra de batch binnenkomt in Elements. Hierin kan je de boekingsgang zien.
  • De maatschappij incasso posten worden pas geboekt bij de stap ‘controlelijst afronden’.
  • Alle losse vergoedingen worden als één post geboekt. Voorbeeld: 1000 vergoedingen van 1 euro worden omgezet naar één boeking van €1000. De specificaties van dit bedrag zijn terug te vinden onder het tabblad PDF specificaties en in het dossier onder het tabblad boekingen.
  • Bij verwerken van de batch worden bedragen direct geboekt naar Rekening Courant Maatschappij (veelal 1240), in plaats van op Tussenrekening Maatschappijen (veelal 1230).
  • Het is niet meer mogelijk om een handmatige vergoeding aan te maken voor verzekeringen.

Goedkeuren van posten

  • Het goed- en afkeuren van de posten is niet meer van toepassing op maatschappij incasso posten. Achter de maatschappij incasso posten staat wel een vinkje waarmee je visueel kan aangeven of je de post gecontroleerd hebt.
  • Het is niet meer mogelijk om per ongeluk 1 polis van een pakket goed of af te keuren, je moet een volledig pakket goed of afkeuren.
  • Het is mogelijk om de batch af te ronden als er afgekeurde posten zijn.

Mutaties

  • Het is alleen nog mogelijk om mutaties van TP incasso posten direct te verwerken.
  • Indien de batch nog niet is afgerond en er komen nieuwe mutaties binnen in de ADN batch van dezelfde RC periode dan worden deze mutaties toegevoegd aan de bestaande, niet afgeronde batch met dezelfde RC periode
Laatste update: 19 januari 2024

Was deze informatie nuttig?