Als tussenpersoon wil je diverse zaken incasseren bij jouw klant. Het incasseren kan via automatische incasso of overschrijving. Daarnaast heb je de keuze of en hoe je de factuur wilt verzenden en wanneer. Deze gewenste instellingen geef je aan in de productkaart en bepalen de verdere afhandeling.
Factuurinstellingen bepalen
Per product kun je bepalen wat de factuurinstellingen zijn. Ga hiervoor naar de verzekering in het dossier. In het linkerdeel vind je de volgende velden:
Hiermee stel je zelf in wanneer de klant een factuur krijgt, op welke wijze en of het tussenpersoon- of maatschappij incasso betreft. Ook kan je hier aangeven dat de klant geen factuur ontvangt.
Daarnaast is er een instelling waarmee je zelf bepaalt of dekkingen getoond worden op een TP incasso factuur. Deze instelling staat standaard op ‘wel tonen’ en kun je aanpassen via Onderhoud administraties – TP incasso instellingen – Factuur.
Facturen verwerken
De posten die je wilt incasseren ontvang je via de batch in ADN. Deze batch dien je te verwerken. Nadat de batch verwerkt is en de facturen aangemaakt zijn ga je naar Financieel – Facturenoverzicht. Vanuit hier neem je de verdere acties.
Factuur verzendwijze e-mail
Om de facturen te verwerken waarbij in de productkaart de verzendwijze op e-mail staat, filter je in het Facturenoverzicht op de status ‘Gereed voor verzending e-mail’.
Je selecteert alle facturen door te klikken op ‘Alles (de)selecteren’. Wil je niet alles selecteren en verzenden dan klik je handmatig de checkboxes voor de gewenste facturen aan.
Vervolgens klik je op ‘Acties’ en dan ‘Geselecteerde facturen e-mailen naar klanten’.
De regels worden vervolgens blauw om aan te geven dat Elements bezig is met het verwerken van het verzoek. Vanuit de workflow wordt dit verzoek verwerkt en de e-mails verstuurd. Wanneer het saldo van de factuur 0,00 euro is dan komt de status van de factuur op betaald te staan. Is dit een ander bedrag dan wordt de status Verzonden.
Factuur verzendwijze post
Om de facturen te verwerken waarbij in de productkaart de verzendwijze op post staat, filter je in het Facturenoverzicht op de status ‘Gereed voor verzending post’.
Vervolgens selecteer je alle facturen met de knop ‘Alles (de)selecteren’. Wil je niet alle facturen verzenden dan vink je de checkboxes aan voor de gewenste facturen.
Daarna klik je op ‘Acties’ en ‘Selectie printen’.
De regels worden vervolgens blauw om aan te geven dat Elements bezig is met het verwerken van het verzoek.
Nadat de selectie is afgedrukt, klik je weer op ‘Acties’ en vervolgens op ‘Selectie is afgedrukt’.
Vanuit de workflow wordt deze actie verwerkt. Wanneer het saldo van de factuur 0,00 euro is dan komt de status van de factuur op betaald te staan. Is dit een ander bedrag dan wordt de status Verzonden.
Printopdrachten
De facturen zullen afgedrukt worden. De pdf documenten van deze facturen vind je in het tabblad Printopdrachten. Ieder pdf bestand bevat maximaal 250 facturen. Hierdoor is het mogelijk dat er meerdere pdf bestanden aangemaakt zijn wanneer het meer dan 250 facturen betreft.
