1. Kennisbank
  2. Verzekeringen
  3. Prolongeren
  4. Tussenpersoon incasso verwerken – prolongatie

Tussenpersoon incasso verwerken – prolongatie

De prolongatie en mutatieberichten komen binnen via Aplaza/ADN in de ADN inbox. Deze vind je op het dashboard onder ‘Binnengekomen berichten’.

Klik op de link (rode vak) om de binnengekomen prolongatie en mutaties batches te zien. De batches worden gesplitst en samengevoegd per rekeningcourant periode.
Indien een batch TP incasso posten bevat, kun je dit herkennen door de T achter het totaal bedrag.

Hoe verwerk ik de prolongatie?

Volg onderstaand stappenplan om de prolongatie te verwerken.
Open hiervoor eerst de batch die je wilt verwerken door op de naam van de maatschappij te klikken of door achteraan de op het vergrootglas icoon te klikken.

1. Posten

Begin in het tabblad posten, hier staan alle posten. Filter hier op polis match ‘nee’ en zorg ervoor dat alle posten gematcht worden. De niet gematchte posten herken je aan het stekker icoon in de kolom ‘OM’.

Door de ontbrekende polissen toe te voegen óf door het juiste polisnummer toe te passen in de productkaart zorg je ervoor dat deze polissen gematcht worden. Lees hier een uitgebreide uitleg over hoe de posten gematcht worden (ga hiervoor direct naar stap 2).

2. Uitvallijst

In de uitvallijst vind je de niet en verkeerd gematchte TP incasso posten. Zorg ervoor dat deze ontbrekende polissen toegevoegd worden of de polisnummers correct ingevuld zijn.
Daarnaast dienen alle polissen uit één pakket ook in Elements als één pakket ingevoerd te zijn. Wanneer dit niet het geval is, komen deze polissen ook terecht in de uitvallijst.

3. Controlelijst verwerken

3.1 Controlelijst vernieuwen

Nadat bovenstaande stappen uitgevoerd zijn en de ontbrekende polissen toegevoegd/ gecorrigeerd zijn, klik je in de controlelijst op ‘controlelijst vernieuwen’. Elements gaat nu opnieuw een match zoeken voor alle posten binnen deze batch, dit kan even duren.
Nadat alles gematcht is, is de uitvallijst leeg. Wanneer je nu in het tabblad ‘posten’ filtert op provisie match ‘nee’ krijg je geen resultaten meer.  

3.2 Posten controleren en provisie van de maatschappij overnemen/ TP incasso boekingen aanmaken.

Stel de filter in op beoordeling ‘te controleren’ om de nog te controleren posten inzichtelijk te krijgen. Indien het gewenst is om alleen de TP incasso posten te controleren kun je hier ook filteren op TP incasso ‘ja’.

Alles met een match controleer je hier op basis van de papierenlijst die je van de maatschappij hebt ontvangen.
Indien een post correct is, geef je dit aan door op het vinkje achter de post te klikken. Door geen optie te kiezen geef je aan dat deze later gecontroleerd dient te worden.

Nadat alle gewenste posten gecontroleerd en goed/afgekeurd zijn, verwerk je de batch verder door te klikken op de knop ‘provisie van de maatschappij overnemen/ TP incasso boekingen aanmaken’.

Hierdoor wordt er per post een boeking/ vergoeding aangemaakt. Wanneer het een maatschappij incasso post betreft, vind je de vergoeding terug in de productkaart onder het tabblad ‘vergoedingen’. Wanneer het een TP incasso boeking betreft, vind je deze boeking terug in de productkaart onder het tabblad ‘TP incasso boekingen’.

Het is mogelijk om te achterhalen voor welke post(en) er geen vergoeding/TP incasso boeking is aangemaakt. Hiervoor is het veld ‘verwerkt’ in de filter van de batch.

3.3 Controlelijst verwerken

Nadat voorgaande stappen uitgevoerd zijn, klik je op de knop ‘controlelijst verwerken’. Maatschappij incasso posten worden als vergoedingen geboekt en verzameld in één boekstuk. De TP incasso posten worden omgezet naar facturen. Deze facturen zijn terug te vinden in de dossiers en in het facturen overzicht.

Indien er geen boeking/vergoeding aangemaakt is voor alle goedgekeurde posten in de batch, krijg je een melding zodra je op de knop “Vergoedingen boeken / TP incasso boekingen omzetten naar factuur” klikt.

Factureren en facturen verwerken

Na bovenstaande stappen kan je deze factureren, lees hier meer over de factuurinstellingen en het verwerken van de facturen.

Handmatig prolongeren

Wil je een post handmatig prolongeren? Klik hier voor een stappenplan om handmatig de prolongatie te verwerken.

Laatste update: 31 augustus 2020

Was deze informatie nuttig?