Uwkluis instellen en gebruiken

Beschikbaar in: eBlinqx Compleet, Verzekering Provinciaal, Hypotheek Totaal

Uwkluis is een nieuw, modern klantportaal. Hierin kan jouw klant documenten uploaden, zijn hypotheekaanvraag volgen, belangrijke berichten lezen en zijn lopende producten inzien.

Starten met Uwkluis

Als je eBlinqx al gebruikt en Uwkluis wilt gaan gebruiken, vul dan onderstaand contactformulier in. We nemen vervolgens contact met je op voor een demonstratie.

Zodra je kiest voor Uwkluis, brengt Blinqx de inrichting en kosten in rekening. Blinqx verzorgt vervolgens de inrichting van de koppeling. Hierin wordt ook afgestemd of je met diensten of producten werkt, zodat de werking van Uwkluis aansluit bij jouw dagelijkse werkzaamheden. Na het inrichten dien je zelf eenmalig de koppeling te authenticeren. Hier lees je hoe je dit kunt doen.

Consument uitnodigen voor Uwkluis

Wanneer Uwkluis volledig is ingericht kan je ermee gaan werken. Maak in een klantdossier eerst een dienst voor het hypotheekadvies aan. Maak voor deze dienst ook een stukkenlijst aan.

Onder de dienst wordt de workflow UwKluis – uitnodiging versturen opgestart. Via de workflowpijl kan je de uitnodiging voor Uwkluis versturen naar de klant.

De klant ontvangt nu een e-mail en klikt hierin op ‘Activeer je online kluis’. Binnen Uwkluis wordt de klant vervolgens door een beveiligingsproces met SMS code begeleid om het account te activeren.

E-mailadres en mobiel nummer

De uitnodiging wordt verstuurd naar het e-mailadres en mobiele nummer die staan opgevoerd onder de eerste aanvrager. Indien onder de aanvrager geen e-mailadres staat ingevuld dan zal de workflow aangeven dat er geen e-mailadres aanwezig is. Wat betreft het mobiele nummer moet er onder de aanvrager een nummer bekend zijn met als type Mobiel.

Om de Uwkluis te activeren ontvangt de klant per sms een verificatiecode. Uwkluis kan deze sms alleen verzenden naar Nederlandse, Engelse, Duitse en Belgische mobiele nummers (06, 04, 01 en 07 nummers). Is het een ander buitenlands nummer dan herkent Eblinqx dit bij het versturen van de uitnodiging, waarop er een verificatiecode terugkomt in Elements en eBlinqx. Na het verzenden van de uitnodiging verschijnt er een verificatiecode in het tabblad Export – Uwkluis. Deze is eventueel op te halen door middel van de tag [dossier->uwkluis handmatige verificatiecode]. Jij kunt deze verificatiecode vervolgens aanleveren bij de klant.

Het e-mailadres en mobiel nummer kan je controleren via het tabblad Partijen & Objecten en dan klikken op de betreffende persoon.

Is het e-mailadres of mobielnummer foutief (bijvoorbeeld een cijfer te weinig) dan wordt de uitnodigingse-mail niet verstuurd. Ook moet het een bestaand mobielnummer zijn, hierop vindt een validatie plaats. Is het een niet bestaand nummer dan wordt de uitnodiging niet verstuurd.

Let op: het is niet mogelijk om de activatiemail te versturen naar een overige partij ook al staat deze aangemerkt als eerste aanvrager en staan het mobiele nummer en e-mailadres ingevuld.

Opnieuw uitnodigen

In het tabblad Uwkluis zie ook of jouw klant de uitnodiging al heeft geaccepteerd.

Heeft de klant de e-mail niet ontvangen op per ongeluk verwijderd, kies dan via de workflow onder de dienst voor de stap ‘Uwkluis activatiemail nogmaals naar klant versturen’.

Indien je deze stap niet in de workflow hebt dan kan het zijn dat de workflow verouderd is. Stuur dan een e-mail naar support@fasterforward.nl.

Uitnodiging intrekken

Het kan gebeuren dat je de uitnodiging hebt verstuurd naar de klant, maar dat de link niet meer werkt. De klant krijgt dan na het klikken op de link de melding ‘Uitnodiging niet gevonden’. Ook kan het zijn dat de e-mail naar een foutief e-mailadres is verstuurd. In deze scenario’s werkt het niet om de uitnodiging nogmaals via de workflow te verzenden naar de klant. Je kunt dan de volgende stappen nemen. Je klikt op de knop ‘Uitnodiging intrekken’.

Vervolgens verwijder je onder het tabblad Workflow de workflow Uwkluis. Dit onder het product, meestal de dienst, vanuit waar je de uitnodiging hebt verstuurd. Middels het plusicoon voeg je deze workflow opnieuw toe. Let op: hiervoor dien je de juiste rechten te hebben.

Vanuit de nieuw toegevoegde workflow stuur je de e-mail met daarin de activatielink opnieuw.

Status uitnodiging bijwerken

Als de klant de uitnodiging net heeft geaccepteerd, maar dit nog niet is bijgewerkt in eBlinqx, gebruik je de knop ‘Haal uitnodiging status op’ om de actuele status te bekijken.

Extra gebruiker toevoegen

Wanneer Uwkluis is geactiveerd door de klant dan is het mogelijk om vanuit Uwkluis een extra gebruiker aan te maken. Deze gebruiker kan dan ook inloggen in Uwkluis. Dit kan zowel gedaan worden door de adviseur als de klant zelf. Je gaat hiervoor naar Uwkluis – Instellingen – Extra gebruikers. Je klikt op ‘Extra gebruiker toevoegen’.

Vervolgens vul je de juiste gegevens in en klik je op ‘Opslaan’. Er wordt een e-mail gestuurd naar de extra gebruiker met daarin een link om naar Uwkluis te gaan. Let op: op één apparaat kan je niet met twee verschillende gebruikers inloggen.

Zodra de extra gebruiker is ingelogd, kan hij ook de tweestapsverificatie instellen. Dit onder ‘Beveiliging’

Bedrijf uitnodigen voor Uwkluis

Zakelijke klanten kun je ook uitnodigen voor een Uwkluis voor hun bedrijf. Hiervoor dient er tenminste één organisatie met de rol klant opgevoerd te zijn in het klantdossier en de workflow voor de zakelijke Uwkluis moet ingericht zijn.

Je nodigt de klant als volgt uit. In de workflow klik je op de stap ‘Uwkluis aanmaken. Klik hier om naar tabblad Uwkluis te gaan.’

Je wordt automatisch doorgeleid naar het tabblad Export – Uwkluis. Selecteer hier het e-mailadres en mobiel nummer of kies ‘Anders nl.’ om er handmatig één in te voeren. Wanneer je dit hebt gedaan, klik je op ‘Uitnodiging link ophalen’. Vanuit de zakelijke Uwkluis workflow wordt automatisch de e-mail met daarin de activatielink verzonden.

Let op: er kan slechts één organisatie per dossier worden uitgenodigd, zodat ieder dossier maar één Uwkluis heeft.

Wil je Uwkluis aanbieden aan je zakelijke klanten?
Stuur dan een e-mail naar support@fasterforward.nl. Wij nemen dan contact met je op om dit in te richten.

Particulier vs zakelijk

Particulier en zakelijk dossier

In één eBlinqxomgeving is het mogelijk dat de particuliere klant die ook een bedrijf heeft twee aparte Uwkluis wil hebben. Eén vanuit het particuliere dossier en één vanuit het zakelijke dossier. Dit is mogelijk. Bij het activeren is het belangrijk dat het e-mailadres die gebruikt wordt in het particuliere dossier anders is dan het e-mailadres dat gebruikt wordt in het zakelijke dossier. Het mobiele nummer hoeft niet anders te zijn.

Wachtwoord vergeten

Als de klant zijn wachtwoord is vergeten dan kan hij zelf een nieuw wachtwoord instellen. Hiervoor gaat de klant naar Uwkluis. Hij komt in het scherm waar hij zijn inloggegevens moet invoeren. Hieronder staat ‘Wachtwoord vergeten?’. Door hierop te klikken komt de klant in een volgend scherm. Hier moet hij het e-mailadres invullen die gebruikt is om Uwkluis aan te maken. Naar dit e-mailadres wordt een e-mail verstuurd om een nieuw wachtwoord aan te maken.

Let op: ‘Wachtwoord vergeten?’ werkt alleen als de klant zijn Uwkluis heeft geactiveerd. Is de Uwkluis niet geactiveerd dan kan je niet op deze manier een wachtwoord aanmaken. De klant dient via de toegestuurde e-mail de Uwkluis eerst te activeren. Als de link is verlopen, zal er een nieuwe e-mail met activatiemail verstuurd moeten worden. Dit kan door de uitnodiging in te trekken en vervolgens de e-mail opnieuw te versturen.

Meekijken met de klant

Wanneer de klant de uitnodiging heeft geaccepteerd dan zie je dit terug onder het tabblad Uwkluis. Vanuit daar zijn verschillende mogelijkheden. Als je de klant instructies wilt geven over het gebruik van Uwkluis, kun je meekijken in zijn Uwkluis portaal. Klik hiervoor op het oogicoon aan de rechterkant.

Klantprofiel opstellen

Het is mogelijk om de klant vanuit Uwkluis een klantprofiel in te laten vullen. Het klantprofiel kan je gebruiken om goed voorbereid het adviesgesprek in te gaan. Hiermee inventariseer je de doelstellingen van klanten, hun kennis en ervaring, financiële positie en risicobereidheid. Klanten vullen een vragenlijst in die als PDF wordt opgeslagen. Het verzoek voor het opstellen van het klantprofiel kan je op twee manieren opstarten, namelijk via de workflow vanuit eBlinqx en vanuit Portefeuillesignalen.

Vanuit eBlinqx start je het verzoek tot het opstellen van een klantprofiel via workflow. Dit kan een eigen workflow voor het klantprofiel zijn of er is een stap toegevoegd aan de workflow Uwkluis. Vanuit de workflow geef je aan dat het klantprofiel aangemaakt kan worden. De klant ontvangt hiervan een pushbericht via de Uwkluisapp. In Uwkluis kan de klant het klantprofiel invullen. Na het invullen, komt het ingevulde klantprofiel als PDF bestand in eBlinqx te staan. Wil je hiervan gebruik maken stuur dan een e-mail naar support@fasterforward.nl.

Wordt het klantverzoek vanuit Portefeuillesignalen opgestart dan komt het PDF bestand in Uwkluis te staan.

Brondataverzoeken aanmaken

Vanuit Uwkluis is het mogelijk om brondata op te vragen via Veilig Ophalen en Ockto. Deze verzoeken maak je aan vanuit eBlinqx en de klant verwerkt deze verder vanuit Uwkluis. Hier lees je er meer over.

Stukken delen en beoordelen

In Uwkluis verzamelt de klant zijn documenten die benodigd zijn voor het advies of de hypotheekaanvraag. De klant ziet in Uwkluis de benodigde stukken, kan deze uploaden en de status (goed- of afgekeurd) van zijn stukken inzien.

Stukkenlijst delen met de klant

Als je in eBlinqx een stukkenlijst aanmaakt, handmatig een stuk toevoegt aan een stukkenlijst of een HDN documentenaanvraag (DA bericht) verwerkt, wordt er in Uwkluis een documentverzoek klaargezet voor het bijbehorende dienst of product.

Alle stukken in de stukkenlijst in een klantdossier worden automatisch gedeeld met de klant. Hiervoor hoef je geen handmatig actie uit te voeren.

Als een document niet hoeft worden aangeleverd door de klant, maar bijvoorbeeld door de maatschappij, dan kan je beheerder dit aanpassen bij ‘Soort documenten beheer’. Zet hierbij ‘Aan te leveren door’ op ‘Maatschappij’. Het stuk is dan niet meer zichtbaar in Uwkluis.

Stukken niet zichtbaar in uwkluis

Het stuk moet aan verschillende voorwaarden voldoen om zichtbaar te zijn in Uwkluis, namelijk:

• Het product waaraan de stukkenlijst is gekoppeld moet op publiek staan om de stukkenlijst te zien in Uwkluis.
• Het stuk/document moet een categorie/soort document hebben. Documenten zonder een categorie worden niet gesynchroniseerd naar Uwkluis
• Aan te leveren door moet op Klant staan (zie hierboven)

Stukken uploaden

Onder het verzoek staan alle benodigde documenten.

Door op het plusicoon te klikken kan de klant het document koppelen aan het stuk. Het is mogelijk om meerdere documenten onder één stuk toe te voegen. Deze worden samengevoegd tot één document die gesynchroniseerd wordt naar eBlinqx. Het is niet mogelijk om een beveiligd document onder het stuk te uploaden. Hiervan verschijnt een melding.

Melding wanneer klant stuk uploadt

Zodra een klant één of meerdere stukken uploadt, ontvang je hiervan een melding in je takenlijst. Klik op de naam van het product om het document te beoordelen. Let op: als de klant binnen de tijdsduur van 2 uur meerdere stukken upload dan wordt er maar één taak aangemaakt. Er wordt dus niet voor ieder stuk wat geüpload wordt een aparte taak gemaakt.

Bericht voor klant als een stuk is afgekeurd

Zodra je een stuk afkeurt óf de maatschappij keurt een stuk af, ontvangt de klant hier een melding van in zijn/haar Uwkluis. De klant ziet dit direct op het dashboard en bij in het tabblad ‘Verzoeken’.

Zodra je een stuk goedkeurt, wordt deze in uwkluis getoond onder ‘Afgerond’.

Documenten delen met de klant

In Uwkluis wordt onderscheid gemaakt tussen persoonlijke en algemene documenten.

Persoonlijke documenten

De persoonlijke documenten betreffen de documenten in de blauwe mappen in een klantdossier. Op het moment dat een Uwkluis account actief wordt, worden alle documenten die ‘Publiek’ staan in het klantdossier ook in de Uwkluis van de klant getoond. Dit gebeurt enkel de eerste keer dat een account actief is geworden.

Later kun je andere documenten delen, door de ‘Publiek’ knop op oranje te zetten.
Als je wilt dat een document niet meer zichtbaar is in de Uwkluis van je klant, zet de knop dan op grijs.

In Uwkluis wordt ook het polisblad van verzekeringsproducten getoond. Wanneer er via Aplaza een nieuw polisblad binnenkomt dan wordt automatisch het oude polisblad op niet publiek gezet en het nieuwe polisblad op publiek. Op deze manier wordt het actuele polisblad getoond in Uwkluis.

Algemene documenten

De algemene documenten betreffen de documenten in de rode mappen in een klantdossier. De algemene documenten zijn zichtbaar voor alle gebruikers Uwkluis. Via de verkenner is het mogelijk om de algemene documenten publiek of niet publiek te zetten. Zo kan je bepalen welke algemene documenten de klant wel of niet ziet in Uwkluis. Ook kan je een einddatum geven aan een document. Dit door te klikken op het wijzigingsicoon achter het document. Is de einddatum verstreken dan is het document niet meer zichtbaar in de Uwkluis die na deze einddatum zijn aangemaakt. In de Uwkluis die al actief zijn voor deze einddatum blijft het document wel zichtbaar mits deze op publiek staat. Let op: voor het werken met de einddatum moet een proces aangezet worden. Wil je hiervan gebruik maken stuur dan een e-mail naar support@fasterforward.nl.

Berichten delen met de klant

Het is ook mogelijk om berichten te plaatsen in de Uwkluis van de klant. Op deze manier kan je belangrijke informatie delen.

Dit doe je door een registratie in een klantdossier op ‘Publiek’ te zetten. Dit kan je doen bij het aanmaken van een registratie door ‘Publiek’ aan te vinken of door bij een bestaande registratie de ‘Publiek’ knop op oranje te zetten.

Als de registratie gekoppeld is aan een e-mail, wordt de inhoud van de e-mail als bericht getoond in Uwkluis (i.p.v. de inhoud van de registratie).

Contactgegevens delen met de klant

Onder het tabblad Contact in Uwkluis staan de contactgegevens van het kantoor waaronder het dossier valt. De gegevens die getoond worden kan je beheren in Beheer – Organisatie & Personen – betreffende kantoor. Het wel of niet tonen van de gegevens regel je met de ‘aan/uit-knop’. Staat deze aan (dan is de knop oranje) dan zet je de gegevens op publiek en worden deze getoond.

Dit geldt hetzelfde voor de personen die onder ‘Team’ getoond worden. Dit zijn de personen die gekoppeld zijn aan het kantoor én op publiek staan. Wanneer een medewerker uit dienst wordt gezet dan wordt deze persoon automatisch op niet-publiek gezet.

Let op: naast het op publiek staan zijn er ook nog andere voorwaarden. Zo moet het telefoonnummer en het e-mailadres het type ‘Algemeen’ hebben om getoond te worden. Het adres moet het type ‘Bezoekadres’ hebben om zichtbaar te zijn in Uwkluis.

Ondertekenen van documenten door klant

In Uwkluis is het ook mogelijk om documenten te laten ondertekenen door de klant. Dit kan via het digitale vinkje (onderdeel van Uwkluis) of via een digitale handtekening met of zonder identiteitscontrole (Stiply). Lees er hier meer over.

Bericht versturen vanuit Uwkluis

De klant kan vanuit Uwkluis een bericht versturen middels het chaticoon wat rechts onderin in het scherm staat.

Vervolgens krijgt de klant een pop-up te zien waarin hij zijn bericht kan typen, eventueel een bijlage kan toevoegen en vervolgens kan versturen.

Na het versturen van dit bericht wordt er een taak aangemaakt in eBlinqx. Deze taak wordt aangemaakt op naam van de behandelaar van het dossier. De behandelaar wordt bepaald aan de hand van datgene wat staat ingesteld in Advisor support relatie. Als uitgangspunt wordt de persoon gepakt die als Financieel Adviseur staat opgevoerd in het dossier. Staat bij deze persoon in Advisor Support relatie een workflowgroep als behandelaar dan wordt de taak alsnog voor de adviseur aangemaakt. Wanneer er een bijlage wordt meegestuurd dan komt dit document onder het tabblad Documenten te staan en in de aangemaakte taak wordt aangegeven dat er een bestand is ontvangen.

E-mailadres wijzigen in Uwkluis of eBlinqx

In Uwkluis kan de klant via Instellingen zijn accountgegevens wijzigen:

Als de klant hier zijn e-mailadres wijzigt dan wijzigt hij eigenlijk alleen zijn gebruikersnaam Uwkluis, want het betreft de accountgegevens. De adviseur krijgt hiervan geen melding. De klant moet het op een andere manier doorgeven dat zijn e-mailadres gewijzigd is bijvoorbeeld middels het versturen van een bericht.

In eBlinqx kan het nieuwe e-mailadres toegevoegd worden. Het oude e-mailadres kan eventueel verwijderd worden. Dit is verder niet van invloed op de koppeling Uwkluis, deze blijft intact. Onder Export – Uwkluis zal je wel het oude e-mailadres zichtbaar blijven, omdat hiermee de originele koppeling is gemaakt. Wil je hier echt het nieuwe e-mailadres hebben staan dan dien je de huidige Uwkluis te ontkoppelen (zie hieronder) om vervolgens een nieuwe Uwkluis aan te maken.

Toegang intrekken en Uwkluis verwijderen

Als je de Uwkluis omgeving van de klant wilt verwijderen, doe je dit met de ‘Ontkoppelen’ knop. De gegevens worden verwijderd uit Uwkluis, maar nog wel bewaard in eBlinqx.

Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als een hypotheekaanvraag niet is doorgegaan of als de klant zijn gegevens wil verwijderen uit Uwkluis.

Gegevens die worden overgezet

De volgende gegevens uit een eBlinqx klantdossier worden in de Uwkluis van de klant getoond:

• Persoonsgegevens
• Hypotheek
• Levensverzekering
• Schadeverzekering
• Contracten
• Consumptief krediet
• Vermogen & bancair producten
• Documenten
• Registraties
• Stukken uit de stukkenlijst
• Te ondertekenen documenten

Uwkluis app

Naast de desktop-versie van Uwkluis is er ook een app. Stukken uploaden, brondata aanleveren, berichten lezen en aanvragen volgen: je klanten doen het eenvoudig met de Uwkluis app.

Met de app kun je ook pushmeldingen sturen naar je klanten. Zo informeer je de klant direct als een er een nieuw bericht is, een document is afgekeurd of ze een document moeten ondertekenen.

Pushmeldingen zijn mogelijk bij:

• Nieuw documentverzoek ontvangen
• Er is een document afgekeurd
• Nieuw tekenverzoek ontvangen
• Nieuw vragenlijst ontvangen
• Nieuw bericht ontvangen