Case hypotheekadvies

Hoe gaat u om met uw nieuwe werkwijze?

Bij de oplevering van uw Elements omgeving heeft de desbetreffende consultant uw nieuwe werkwijze voor een hypotheekadvies doorgenomen.

Hieronder vindt u een uitgebreide uitleg over deze werkwijze.

1. Dossier aanmaken

Een nieuwe klant/prospect belt om een afspraak met u te maken, wat nu?

Log in op uw Elements omgeving. Ga naar ‘zoek een dossier’ en zoek (ter controle) de klant. Als de klant nog niet in uw Elements omgeving staat, klikt u op ‘Nieuw dossier aanmaken‘.

Maak het dossier voor de klant aan en vul hierbij zo veel mogelijk gegevens in om het dossier zo compleet mogelijk te maken. En maak de afspraak inclusief afspraak bevestiging aan. De klant is nu een ‘prospect’.

2. Maak een dienst aan

Iedere prospect krijgt een dossier in Elements met daarin een dienst welke aangeeft wat voor soort advies de klant wenst.
Ga naar het dossier, klik op ‘Nieuw product’ en selecteer hier ‘dienst’.
Vul de productkaart zo volledig mogelijk in en maak ten minste 1 rechterdeel aan.
Klik vervolgens op de pijl achter de status om de workflow door te lopen.
Selecteer in de workflow welke stukkenlijst er aangemaakt dient te worden behorend bij het profiel van de klant.
Daarna klikt u nogmaals op de workflow om de activatielink voor de digimap naar de klant te sturen.

3. Communicatie registreren

Na elk klantcontact (gesprek of telefoontje) zolang de klant nog prospect is, geeft u via de workflow onder de dienst aan wat de opvolging moet zijn.
Daarbij is het mogelijk om een gespreksverslag naar de klant te mailen en een opvolgingstaak voor de adviseur aan te maken.
Het is belangrijk om alle klant contact te registreren in het dossier en de stappen in de workflow door te lopen indien dit nodig is.

4. Van prospect naar klant

In de worfklow van de dienst heeft u de mogelijkheid om een opdracht tot dienstverlening aan te maken indien het definitief is dat de klant de dienst afneemt. De Opdracht Tot Dienstverlening wordt vervolgens als PDF bestand opgeslagen in het tabblad ‘documenten’ in het klantdossier. De status van het dossier wordt door deze stap te nemen automatisch aangepast van ‘prospect’ naar ‘klant’.

Het aanmaken van een hypotheekadvies gaat nu als volgt:

  1. Exporteer het klantdossier van Elements naar uw adviessoftware
  2. Maak in uw adviessoftware het advies aan
  3. Kies als inkoopcombinatie “Faster Forward Elements” om het advies naar Elements te sturen.
  4. Het bericht komt binnen in de HDN inbox op het dashboard van uw Elements omgeving (zie afbeelding).
  5. Klik op het bericht om een product (de hypotheek) aan te maken in het dossier van de klant
  6. Klik vervolgens op de hypotheek om naar het klantdossier te gaan.
  7. Klik op de workflow onder de hypotheek om de aanvraag via HDN naar de maatschappij te versturen. Klik hier voor meer informatie over hoe u kunt controleren of de aanvraag verstuurd is.
  8. Vul de datum van de ontbindende voorwaarde in om de datum te bewaken. Dit moet u doen in verband met de bewaking van die datum.

5. Afhandeling hypotheek

Vanaf nu stuurt de workflow de volledige afhandeling van de hypotheek aan. Hierbij reageert de workflow op de HDN berichten van de maatschappij.

U ontvangt, meestal binnen een half uur van het versturen van de aanvraag, een status bericht (SX) terug van de maatschappij. Om deze te zien gaat u naar de betreffende hypotheek offerte en klikt u vervolgens op het tabblad ‘HDN’. Gebruik het vergrootglas rechts in de regel van het bericht om de inhoud van het bericht te bekijken.

Na verloop van tijd stuurt de maatschappij een renteaanbod middels een offerte bericht (OX) en/of de stukkenlijst via een documenten berichten (DA). Vanaf nu kunt u de stukken via de stukkenlijst in Elements naar de maatschappij sturen. Zo gebruikt u geen extranetten van de maatschappijen meer.

Laatste update: 15 augustus 2018

Was deze informatie nuttig?